Haza-21

module Registratie

Telapas Software
Statenlaan 65
9301 RJ Roden

T (niet beschikbaar)

Haza-21

Met de module Registratie kunnen gegevens over archieven, publicaties, objecten en ansichtkaarten in onderlinge samenhang worden geregistreerd. Deze gegevens kunnen ook worden geïntegreerd met de genealogische persoonsgegevens en zijn benaderbaar via de thesaurus.

Toepassingen: (familie-)archief,
(privé-)bibliotheek en museum

Deze module is gemaakt ten behoeve van zowel particulieren als instellingen (zoals historische en heemkundige verenigingen en oudheidkamers). Bedoeld om vast te leggen wat er in een archief, in een bibliotheek en in een museum of depot te vinden is.
Voor het archief en de bibliotheek is er een uitleenadministratie.

Voor particulieren
De onderdelen familiearchief en (privé-)bibliotheek zijn geschikt voor particulieren. Maar ook kan de registratie van objecten nuttig zijn, denk bijvoorbeeld aan familiebezittingen zoals antiek en juwelen. Oude ansichtkaarten van familieleden kunnen interessante informatie opleveren.

Voor instellingen
De onderdelen bibliotheek en museum zijn bij uitstek geschikt voor instellingen. Maar ook kan het archief natuurlijk worden geregistreerd. Oude ansichtkaarten zijn hier met name interessant om de afbeeldingen.

Publicatie op Internet

De gegevens uit de bibliotheek kunnen op Internet worden gepubliceerd in de vorm van een register van titels, overzichten per collectie en details per publicatie. Zie het voorbeeld.

Gekoppelde personen

De betrokkenheid van personen bij publicaties en objecten is terug te vinden via de Vermeldingen bij een persoon. Personen kunnen rechtstreeks worden gekoppeld aan archiefstukken, objecten (leveranciers) en aan ansichtkaarten.
Leners van publicaties en archiefstukken zijn gekoppeld via de bruikleenadministratie.

Overige koppelingen

Archiefstukken kunnen naast personen ook worden gekoppeld aan organisaties, gebouwen en percelen.

Overzichten

De volgende standaard rapporten zijn beschikbaar:

  • Detailblad archiefstuk -zie voorbeeld
  • Detailblad publicatie
  • Detailblad object
  • Archiefinventaris -zie voorbeeld
  • Concordans -zie voorbeeld
  • Plaatsingslijst archief -zie voorbeeld
  • Bibliotheek alfabetisch
  • Bibliotheek inventaris
  • Objecten alfabetisch
  • Objecten inventaris
  • Ansichtkaarten van persoon
  • Fotoalbum van ansichtkaarten

Database

De module Registratie bestaat uit de volgende tabellen: Familiearchief, Archiefschema, Archiefstuk, Soort archiefstuk, Ansichtkaart, Soort ansichtkaart, Publicatie, Collectie, NUR-codering, Object, Facet voor trefwoorden, Standplaats, Kast, Archiefdoos, Tarief voor huur- en borgsom en Bruikleenadministratie.

1. Familiearchief met archiefstukken

Het doel van de functie Familiearchief is het registreren, het ordenen en het toegankelijk maken van de door u verzamelde familiepapieren en andere bescheiden. Hoewel primair gemaakt voor een familiearchief, kan het voor ieder archief worden gebruikt, zoals bijvoorbeeld verenigingsarchieven, bedrijfsarchieven en kerkelijke archieven.

  • Een Familiearchief bestaat uit een aantal Archiefstukken.
    De gewenste structuur van het Familiearchief kan worden vastgelegd in een Archiefschema. Ieder archiefstuk wordt gekoppeld aan een rubriek in het Archiefschema.
  • Het resultaat is een rapport Archiefinventaris, zoals die ook bij de archiefdiensten worden gemaakt.
  • Een beroepsarchivaris kan hiermee een archief inventariseren, geheel conform de standaarden in de archiefwereld. Amateur-historici kunnen dat ook, maar hebben ook de vrijheid om hun archief naar eigen inzicht in te richten

Gekoppelde bronnen
Meerdere Bronnen kunnen aan een Publicatie worden gekoppeld, en één Publicatie per Bron.

Familiearchief en Brondocumenten
Er zal vaak een grote overlap bestaan tussen de reeds vastgelegde Bronnen en de nieuwe Archiefstukken in het Familiearchief. Maar niet iedere bron is een fysiek aanwezig document en niet ieder archiefstuk wordt als bron gebruik (bijvoorbeeld brieven, diploma’s, reisverslagen, familiegedichten, feestprogramma’s, dagboeken, kasboeken, rijbewijzen, en wat u maar wilt bewaren).

Vanuit reeds ingevoerde Bronnen kunnen eenvoudig nieuwe Archiefstukken worden gegenereerd, inclusief alle aan die Bron gekoppelde Personen, Organisaties, Afbeeldingen, multimedia bestanden, Trefwoorden, Gebouwen en Percelen.

Tabel Familiearchief
Hier kunt u een samenvatting van het archief invoeren en een afbeelding koppelen, die op de titelpagina van het rapport Archiefinventaris wordt afgedrukt.
Via tabbladen bereikt u het archiefschema en de archiefstukken; via knoppen kunnen diverse functies worden uitgevoerd en rapporten worden geprint.
Zie een voorbeeld van het detailvenster.

Tabel Archiefschema
Hierin wordt de hoofdstuk-structuur voor het rapport Archiefinventaris vastgelegd. Aan ieder hoofdstuk kunnen een beschrijving en een afbeelding worden toegevoegd.
De volgorde van de hoofdstukken kan op ieder gewenst moment worden gewijzigd door het veld Volgnummer te wijzigen. De aan dat hoofdstuk gekoppelde archiefstukken volgen dan automatisch.
Hoofdstukken kunnen worden onderverdeeld in sub-hoofdstukken tot maximaal vijf niveaus. De gewenste nummering van de hoofdstuken kunt u zelf invoeren.
Zie voorbeelden van een tabelvenster en een detailvenster.

Tabel Archiefstuk
In deze tabel worden de individuele archiefstukken vastgelegd en beschreven. Naast een aantal kenmerken kan ook een transcriptie worden vastgelegd, bijvoorbeeld voor moeilijk leesbare stukken.
Per archiefstuk kan worden vastgelegd of het een origineel of een kopie is, of het fysiek aanwezig is en/of het digitaal aanwezig is.
Per archiefstuk kan een pagina worden geprint met alle geregistreerde gegevens van dat stuk. Zie den voorbeelden van een tabelvenster, een detailvenster en een detailblad,

Archiefstuk koppelingen
Een archiefstuk kan eenvoudig worden gekoppeld aan betrokken personen, organisaties, plaatsen, gebouwen, graven, vaartuigen, percelen en trefwoorden.
Archiefstukken kunnen onderling worden gegroepeerd onder groepsbeschrijvingen.
Een bijzonder soort archiefstuk is het “Dossier”. In een dossier kunnen individuele archiefstukken worden verzameld, die later desgewenst ook zelf uitgebreid kunnen worden beschreven.

Inventarisnummers
Ieder Archiefstuk heeft drie verschillende inventarisnummers:
- vast inventarisnummer;
- actueel inventarisnummer;
- vorig inventarisnummer.

Bij de invoer van een nieuw Archiefstuk wordt het vaste inventarisnummer gegenereerd. Als er op dat moment geen actueel inventarisnummer wordt ingevoerd, dan wordt dat vaste inventarisnummer gekopieerd naar het actuele inventarisnummer.
Via een knop op het detailvenster van de tabel Familiearchief kan het programma zelf nieuwe inventarisnummers genereren volgens de structuur van het archiefschema. Daarbij worden eerst de actuele inventarisnummers gekopieerd naar het veld Vorig inventarisnummer.
Via knoppen op het detailvenster van het Familiearchief kunnen het vorige of het vaste inventarisnummer desgewenst weer worden gekopieerd naar het actuele inventarisnummer.

2. Bibliotheek met publicaties

"Publicatie" is hier de verzamelnaam voor alles wat in een bibliotheek te vinden is: boeken, brochures, catalogi, CD's, DVD's, films, grammofoonplaten, kaarten, knipsels, tijdschriften en videobanden.
Boeken kunnen worden onderverdeeld in hoofdstukken en tijdschriften in artikelen.
Publicaties kunnen worden gegroepeerd in collecties.

Kenmerken
Per publicatie kan een groot aantal kenmerken worden vastgelegd, zoals titel, subtitel, samenvatting, ISBN- of ISSN-code, NUR-code, uitgever, druk/editie, plaats en jaar van uitgave, reeks, jaargang, annotatie, illustraties, omvang, vreemde taal, toestand, plaatsingsgegevens, administratieve gegevens over de verwerving en over eventuele ontzameling.

Bruikleenadministratie
Publicaties kunnen worden uitgeleend. De lener is een persoon of rechtspersoon in de tabel Persoon. Voor het lenen kan eventueel een borgsom en een huursom in rekening worden gebracht. Daartoe kan gebruik worden gemaakt van de tarieven-tabel.

Betrokkenen
Per publicatie kunnen betrokkenen worden vastgelegd via persoonsvermeldingen. Standaard worden de volgende soorten vermeldingen meegeleverd: auteur, beschrijver, illustrator, redacteur, samensteller, vertaler. Dit mag naar behoefte zelf worden uitgebreid met nieuwe soorten vermeldingen. De vermeldingen kunnen naar keuze wel of niet aan een Persoon worden gekoppeld.

Gekoppelde bronnen
Meerdere Bronnen kunnen aan een Publicatie worden gekoppeld, en één Publicatie per Bron. Als een Bron aan een publicatie wordt gekoppeld, vervallen in die Bron de velden Auteur en Bibliografie.

Gekoppelde objecten
Als in een Publicatie één of meerdere Objecten staan beschreven, kan ook die relatie worden vastgelegd.

3. Museum met objecten

"Object" is hier de verzamelnaam voor alle bezittingen, niet zijnde publicaties. Objecten kunnen worden gegroepeerd in collecties.

Kenmerken
Per object kunnen de volgende kenmerken worden vastgelegd: inventarisnummer, naam of titel, beschrijving, opschrift of inscriptie, eventueel hoofdobject, datering, toestand, compleetheid, gewicht en afmetingen, plaatsingsgegevens, administratieve gegevens over de verwerving en over eventuele ontzameling.
Voor museale instellingen is er de mogelijkheid om de Musip-kwalificatie en de geografische gebondenheid vast te leggen.
Omdat iedere soort object zijn eigen specifieke kenmerken kan hebben, kan een onbeperkt aantal kenmerken worden vastgelegd via de trefwoorden. Zie hieronder.

Trefwoorden
Een object kan worden beschreven en toegankelijk gemaakt via trefwoorden. Die trefwoorden zijn gekoppeld aan de thesaurus. Bij ieder trefwoord dient tevens een Facet te worden ingevoerd. Met een facet wordt een voor het object specifiek kenmerk benoemd, bijvoorbeeld kleur, afgebeelde voorstelling, techniek, soort lijst, etc.

Betrokkenen
Per object kunnen betrokkenen worden vastgelegd via Vermeldingen. Dit zijn vermeldingen uit de categorie Registratie. Standaard worden de volgende soorten vermeldingen meegeleverd: schilder en vervaardiger. Dit mag naar behoefte zelf worden uitgebreid met nieuwe soorten vermeldingen.
Betrokkenen kunnen alle personen en rechtspersonen zijn, die in het verleden enige relatie met het object hebben gehad, zoals: vervaardiger of schilder, maar ook gebruiker, eigenaar, vinder of preparateur. Ook deze vermeldingen kunnen uiteraard naar keuze wel of niet aan een Persoon worden gekoppeld.

4. Ansichtkaarten

In deze tabel kunnen gegevens over ansichtkaarten (en eventueel andere soorten kaarten) worden vastgelegd.
De afbeeldingen van ansichtkaarten worden - zoals in alle gevallen - vastgelegd in de tabel Afbeelding. Als alleen de afbeelding historisch interessant is, kan dat voldoende zijn. Maar als uw voorouders (veel) ansichtkaarten hebben bewaard, kan dat een bron van informatie zijn. Van wie kregen ze die kaarten, waar woonden ze, waar werden vakanties doorgebracht? Vaak werden de ansichtkaarten gebruikt voor een snel kort bericht, zoals tegenwoordig een SMS-berichtje wordt verstuurd. Al die berichtjes samen kunnen een aardig inzicht geven in het leven van onze voorouders.
Behalve als genealogische toepassing is dit ook goed te gebruiken door verzamelaars van oude ansichtkaarten.

Koppelingen
Deze ansichtkaarten kunnen los worden vastgelegd of worden gekoppeld aan een archiefstuk of een dossier in het Familiearchief.
Ansichtkaarten kunnen ook worden gekoppeld aan de betrokken personen (geadresseerde, afzender, overige genoemde personen). Bij die personen zijn de gekoppelde ansichtkaarten dan zichtbaar op een tabblad Ansichtkaarten.
De tabel Ansichtkaart is ook gekoppeld aan de Thesaurus. Dit biedt dezelfde mogelijkheden als bij de andere aan de Thesaurus gekoppelde tabellen.


Registratie versies

De module Registratie is leverbaar als privéversie voor 1 familiearchief en maximaal 200 boeken en objecten per database en als ongelimiteerde versie. Het aantal ansichtkaarten is in beide versie onbeperkt.
De module Registratie kan niet zelfstandig worden gebruikt, maar is een aanvulling op de module Genealogie. Het onderdeel familiearchief is alleen beschikbaar in combinatie met de plusversie en met de module Goederen.
De module Registratie is voor iedereen zichtbaar te maken via de systeemparameter ‘Registratie' onder [Instellingen]. Als probeerversie kunnen dan 5 archiefstukken, 5 publicaties, 5 objecten en 5 ansichtkaarten worden ingevoerd.

Ruurd voor professionele gebruikers

Hoewel de module Registratie vele mogelijkheden biedt, zullen professionele organisaties mogelijk meer eisen aan het systeem stellen.
Voor deze organisaties hebben we het programma Ruurd.
Ruurd is evenals Haza-21 gebaseerd op het programma Flexpoint en kan geleverd worden voor de database-systemen MS Jet, MS SQL Server en Oracle.


Hosting: ICT-Hier